Capitalisez sur votre savoir-faire : créez un Second Cerveau pour votre entreprise 🧠

Gérer la connaissance au sein de votre entreprise peut-être un vrai casse-tête, surtout lorsque cette connaissance n’est pas toujours clairement énoncée. Pourtant, c’est votre bien le plus précieux et votre avantage compétitif.

Que se passe t’il lorsque cette connaissance n’est pas documentée ou difficile d’accès ? Baisse de productivité, mauvaise exécution, perte de temps, duplication de l’information…

C’est là que le “Second Cerveau” entre en jeu : c'est un système externe pour documenter, collecter et organiser toute cette connaissance. En plus, il agit comme un levier pour faciliter la création et accroître la productivité.

Si vous n’avez aucune idée de ce qu’est un Second Cerveau, je vous conseille d’aller lire ma première newsletter ici.

Pourquoi le Second Cerveau est un allié précieux pour votre entreprise

En théorie, on parle de Système de Gestion de la Connaissance (SGC). C'est un endroit où vous stockez et organisez toutes les connaissances de votre entreprise. Il y a deux types de connaissances :

• Interne : toutes les ressources nécessaires au fonctionnement de votre entreprise
• Externe : pour les personnes extérieures à votre entreprise (vos clients, partenaires…)

Un tel système vous permet de :

• Centraliser l’information la plus importante pour votre entreprise et la rendre immédiatement accessible. Au lieu de devoir demander à quelqu'un d'autre un renseignement et de perdre du temps, l'information est en libre-service.
• Créer un accueil efficace pour les nouveaux employés - Pensez à la dernière fois que vous avez accueilli un nouveau collègue. Existe-t-il un endroit où il peut trouver tout ce dont il a besoin pour comprendre l'entreprise et ses missions ? Avec un SGC, les nouveaux employés pourront rapidement accéder à toutes les informations nécessaires.
• Gagner du temps sur les procédures récurrentes - Avez-vous déjà eu l'impression de refaire plusieurs fois la même chose et de vous demander à chaque fois comment procéder ? Astuce : si vous effectuez une tâche plus de trois fois, dites-vous qu'il est temps de documenter votre façon de faire. La prochaine fois, ou si quelqu'un d'autre doit réaliser cette tâche, il aura un guide pour ne pas repartir de zéro !
• Collecter la connaissance des personnes dans votre équipe - C'est la partie la plus délicate car elle rassemble toutes les connaissances tacites acquises par les collaborateurs grâce à leur expérience. Si la connaissance ne vit que dans la tête de vos collaborateurs (et la vôtre !), c'est de la valeur en moins pour l'entreprise. L'enjeu est donc de transformer cette connaissance tacite en connaissance explicite. Grâce au SGC, vous pouvez recueillir cette documentation et l'améliorer au fur et à mesure que l'entreprise grandit.

Dans les différentes entreprises avec lesquelles j'ai travaillé, la gestion de la connaissance et sa documentation étaient souvent sous-estimées. Pourquoi ? Par manque de temps et de prise de conscience de leur importance. Vous-même, vous vous demandez peut-être (et à juste titre !) : pourquoi devrais-je perdre du temps à écrire ce que je sais faire ?

Rappelez-vous que la connaissance de votre entreprise, qu’elle soit tacite ou explicite, est votre bien le plus important, sur lequel vous pouvez construire la valeur de votre entreprise.

L’implémentation d’un tel système est le premier pas vers l’autonomie de votre entreprise, et donc de votre propre liberté.

Comment mettre en place le système ?

Il s’agit maintenant de savoir comment mettre en place un tel système, afin qu’il soit à la fois simple (ne créez pas une usine à gaz !) et évolutif (il doit s’adapter aux changements de votre entreprise).

Voici une méthode rapide en 3 étapes :

1. Choisissez une plateforme : Trouvez un outil de documentation qui correspond à vos besoins et à ceux de votre entreprise. Personnellement j’utilise Notion, il est parfait pour ce genre d’usage et peut parfaitement s’adapter à l’organisation de votre entreprise. L'important est de choisir un outil facile à utiliser et qui facilite la collaboration.

2. Identifiez les sources de connaissance. Faites un inventaire des connaissances déjà disponibles, qu'elles soient internes ou externes. Voici quelques exemples :

   • L’information sur les avantages octroyés aux employés

   • Les objectifs, la mission, les valeurs de l’entreprise

   • Les outils utilisés et les identifiants/mot de passe associés

   • La structure organisationnelle

   Si vous avez des documents, organisez-les dans des espaces de stockage en ligne (Google Drive par exemple).

3. Identifiez les tâches les plus récurrentes : Quelles sont les tâches qui prennent le plus de temps dans votre entreprise ? Voici quelques exemples :

   • Envoyer des factures aux clients

   • Répondre aux questions des clients

   • Rédiger un appel d'offres ou une proposition commerciale

   • Créer du contenu marketing

   • Organiser un appel découverte avec un prospect

Les solutions sont infinies.

Une fois ces tâches identifiées, décrivez les étapes et fournissez toutes les informations nécessaires pour les accomplir. L'idée est qu'une personne qui ne connaît rien au sujet puisse effectuer la tâche sans votre aide.

Attention, il ne s’agit pas de TOUT documenter. Concentrez-vous sur les tâches qui sont indispensables et apportent le plus de valeur à l’entreprise.

En faisant de cette habitude une routine, vous allez transférer la valeur de l’entreprise de ses cerveaux (les personnes qui la composent) à son Système. Progressivement, la valeur de votre entreprise va augmenter puisque la connaissance sera intégrée dans le Système et ne dépendra plus des personnes, évitant ainsi le risque qu'elles quittent l'entreprise en emportant leurs savoirs avec elles.

Points d’attention

La mise en place d’un Second Cerveau (ou Système de Gestion de la Connaissance) pour votre entreprise est un véritable investissement. Prévoyez d’y consacrer du temps et de l’énergie. Pour vous assurer que vos efforts ne soient pas perdus au fil du temps, voici quelques conseils à garder à l'esprit :

• La maintenance des process. C'est crucial ! Lorsqu'une tâche est clairement définie par une procédure écrite, il est plus facile de l'améliorer(on améliore plus facilement ce qui est tangible et visible).Prenons l'exemple d'un appel découverte avec un prospect. Avant, vous aviez peut-être votre process dans la tête, mais un autre vendeur avait peut-être une autre façon de procéder. C’était “au talent”. Maintenant, avec une procédure écrite, si un appel se passe mal, vous pouvez identifier si le problème vient du processus ou de son exécution. On rentre alors dans une boucle d’amélioration continue.
• Désigner un “maître” des procédures par équipe ou par process. La clé de la maintenance est de désigner des responsables. Se renvoyer la balle est un des exercices les plus courant en entreprise, et c’est ce que nous voulons éviter ici. Pour chaque processus, désigner une personne en charge de gérer cette amélioration continue.
• Le process doit être autonome. Reprenons l’exemple de mon appel découverte. Imaginons que votre vendeur habituel tombe malade et qu'un rendez-vous important avec un prospect soit prévu. Vous devriez être capable de suivre le script, d'utiliser les outils nécessaires et de faire une démonstration si besoin. Évidemment, vous ne remplacerez pas l’expérience du vendeur mais au moins, la tâche sera faite.
• Simplifiez la création de processus pour réduire les frictions. Comme je vous l’ai dit, développer un tel Système va vous demander du temps et de la discipline. Pour faciliter la rédaction des procédures, choisissez un outil simple et accessible. Un processus pour créer des processus, en quelque sorte 😉.

Les éléments clés d’une procédure

La structure a adopter pour créer une procédure :

Titre : C’est l’action décrite. Ex : “Envoyer une facture client”

Objectif : Dans le cas de procédure complexe, il peut être intéressant de rappeler l’objectif de la procédure.

Outils utilisés : la liste des outils nécessaires pour la réalisation de la tâche, en vous assurant que la personne a bien accès aux codes de connexion

Les étapes : Décrire clic par clic, les étapes qui permettent d’accomplir la tâche. Le mieux est d’accompagner chaque étape d’une copie écran pour visualiser l’action.

👉 Rappelez-vous : Une personne novice doit être capable de suivre votre procédure sans avoir à vous déranger pour vous dire qu’elle n’a pas compris quelque chose !

Un exemple de procédure que j’utilise pour la création de pages de vente :

L’outil pour vous aider

J’ai trouvé l’outil parfait pour vous aider dans l’écriture des procédures. Il s’appelle Tango, je l’utilise depuis quelques temps maintenant et c’est magique 🤩

Une tâche qui me prenait 1h me prend 10min aujourd’hui.

Pour commencer, créez un compte et installez le plug-in Google. Pour enregistrer votre première procédure, c’est tout simple : choisissez l’onglet à enregistrer et faites votre tâche, il s’occupe de tout !

Vous récupérerez un lien avec toutes les étapes, les clics et les copies écran associées. Il ne vous reste plus qu’à faire quelques modifications et le tour est joué !