Comment passer au niveau supérieur

La pièce manquante à votre succès

Si vous avez vu le film Le Diable S’habille En Prada, vous savez comment Miranda Priestly, présidente du magazine de mode le plus prestigieux au monde est capable de supporter une vie à 200 à l’heure, tout en gérant des décisions à plusieurs millions d’euros chaque jour.

Miranda, comme la majorité des CEO qui ont besoin de traiter des décisions et tâches à haute valeur ajoutée ont un secret : une personne est là pour traiter toutes les décisions et tâches qui ne requièrent pas leur expertise. Et les meilleures excellent dans leur rôle.

Ces personnes, ce sont des assistantes de direction, “executive assistant” en anglais. Aujourd’hui vous pouvez aussi les retrouver sous le nom d’OBM pour “Office Business Manager” ou de VA pour Virtual Assistant (bien que ces deux rôles peuvent être quelques peu différents).

Dans l’édition #14 de la newsletter Exit, j’expliquais le principe des différentes sorties qui précédaient la “sortie finale”, c'est-à-dire la vente de l’entreprise à proprement parler.

Si vous avez l’intention de vendre votre entreprise à court/moyen terme (ou non d’ailleurs), et que vous êtes encore aujourd’hui dans une espèce de “chaos opérationnel”, la première chose à faire est de déléguer et de recruter votre premier bras-droit. Et il y a fort à parier que la première personne dont vous ayez besoin est une assistante de direction.

C’est ce que nous allons explorer dans cette édition.

NB: j’utiliserai principalement le féminin pour parler “d’une assistante”, mais on peut tout autant trouver des hommes pour endosser ce rôle.

Savoir quoi déléguer

Certains de mes clients à qui je conseille de prendre une assistante sont d’accord sur le principe, mais ont une difficulté : ils ne savent pas quoi déléguer.

En vérité, il est toujours plus facile d’estimer ce que l’autre pourrait déléguer, alors que c’est un exercice très difficile à faire pour soi-même. C’est d’autant plus vrai si cela fait longtemps que vous êtes dans le métier : certaines tâches font tellement parties du quotidien, qu’il ne vous viendrait certainement pas à l’esprit de les déléguer.

Le premier exercice que je conseille à mes clients est donc de réaliser un “audit de temps” en suivant ces étapes :

1- Faire une liste de toutes les tâches que vous faites dans une journée. Cela peut être professionnel ou personnel.

2- Reprenez les 7-15 jours précédents pour identifier de manière quasi exhaustive les tâches que vous faites de façon récurrente.

3- Identifier celles qui ne demandent pas d’expertise particulière de votre part. Essayez d’être objectif.
Ex: en tant que coach, faire un coaching client exige une expertise alors que prendre ou confirmer un RDV, non. En tant que médecin, poser un diagnostique nécessite mon expertise alors qu'écrire un compte-rendu, non.

4- Estimer le temps nécessaire pour faire ces tâches identifiées.
NB: Si vous voulez aller plus loin pour cet exercice, je vous conseille de lire l’édition #15 qui traite du sujet en détail.

5- Parmi celles-ci, identifiez les 3-5 tâches qui vous épuisent le plus.

Voici une liste de tâches que vous pourriez facilement déléguer à une assistante :

• Planifier des RDV personnels de manière continue et récurrente.
• Planifier des voyages : réserver des vols, des hôtels, des voitures de location, des dîners et des activités pour des voyages personnels ou professionnels.
• Faire des réservations pour les dîners et les déjeuners.
• Confirmer les appels ou RDV la veille.
• Entrer toutes les cartes de visite (par exemple lors d'événements de réseautage) dans vos contacts.
• Veiller à ce que vous disposiez de toute la documentation nécessaire pour chaque réunion prévue (lien vers les ordres du jour, la présentation, la salle de conférence Zoom, etc.).
• Superviser l'ensemble du calendrier - des réunions d'affaires aux rendez-vous chez le médecin, en passant par les cafés avec les amis ou les soirées en amoureux.
• Documenter tous process dont elle aura la charge.

N’oubliez pas que votre rôle en tant que dirigeant est de vous concentrer sur des tâches à forte valeur que vous seul pouvez réaliser, comme par exemple :

• La stratégie
• Trouver des financements
• Trouver de nouveaux partenariats
• Lancer de nouveaux produits/services
• Établir une stratégie de croissance externe en rachetant de nouvelles entreprises

Maintenant que vous avez identifié les 3-5 tâches que vous pouvez facilement déléguer, nous pouvons passer à la prochaine étape.

Le système en 4 étapes

La deuxième difficulté rencontrée par les dirigeants qui souhaitent déléguer est souvent de répondre à la question : comment trouver la bonne personne ?

Et c’est là que les choses se corsent, en effet. De nombreux dirigeants ont fait l’expérience de la délégation et ont été déçus en embauchant la mauvaise personne.

Les besoins

Tout commence par connaître vos attentes. La plupart des expériences ratées trouvent leur origine dans une mauvaise identification des besoins de délégation. En vous posant des questions précises et en y répondant spécifiquement, le rôle de la personne sera plus clair et cela vous évitera des mauvaises surprises.

• Quelle expérience devrait-elle avoir ? 

• Travaillera t-elle principalement sur des tâches professionnelles, personnelles, ou les deux ? 

• Résumez les principales tâches que vous voulez qu'elle gère, même si vous ne voulez pas tout déléguer tout de suite. 

• Qu'est-ce que votre assistante devrait aimer faire ou être vraiment exceptionnelle ? 

• Combien d'heures de travail avez-vous besoin, et à quelles plages horaires ?

La description du poste

Elle doit parfaitement illustrer vos attentes et exigences envers le rôle que vous attendez. Plus vous serez clair et précis, moins vous aurez de surprises par la suite.

Voici un exemple de ce à quoi la section “responsabilités” pourrait ressembler :

▶︎ Gérer le site web, y compris le téléchargement d'articles de blog, la mise en forme de newsletter et la programmation de messages sur les réseaux sociaux. 

▶︎ Tenir l'agenda quotidien, organiser les appels, les réunions et les conférences tout en veillant à ce que tous les détails soient traités de manière claire et organisée. 

▶︎ Organiser tous les déplacements, y compris l'hébergement, le transport et les activités, tant en France qu'à l'étranger. 

▶︎ Assister à la surveillance de ma boîte de réception et de mes e-mails, y compris répondre aux clients, aux autres contractants et aux contacts professionnels. 

▶︎ Rechercher et être la personne de référence pour les fournisseurs de services pour des projets tels que la conception de sites web. 

▶︎ Gérer les détails personnels tels que les achats, les commandes de cadeaux, les rendez-vous personnels et l'entretien des articles ménagers.

Poster l’annonce

Plusieurs sites permettent de poster votre annonce, entres autres :

• Indeed
• LinkedIn
• L’Apec
• Pôle Emploi
• HelloWork

Sans oublier votre réseau bien sûr.

L’entretien

Vous recevrez en entretien les 3-5 meilleurs candidats. Au cours des 30-45 minutes d’interview, vous devrez être capable d’estimer la capacité de la personne à répondre à vos futures demandes ainsi que ses facultés d’adaptation et d’autonomie. Ces quelques questions devraient vous aider :

• Parlez-moi de votre parcours, de votre carrière et de la manière dont vous êtes arrivé là où vous êtes aujourd'hui. 

• Parlez-moi de votre relation de travail avec un ancien patron / client où vous avez vraiment bien travaillé ensemble et d'une relation où ça ne s'est pas très bien passé. 

• Que préférez-vous ne pas faire ? En d'autres termes, vous êtes d'accord pour le faire, mais vous préféreriez le confier à quelqu'un d'autre.

Pour finir

Vous vous souvenez de la scène dans le Diable S’habille en Prada, lorsque Andy finit par anticiper tous les besoins de Miranda et devenir la parfaite assistante ? Il lui aura fallu passer par bien des apprentissages et une parfaite observation de la personne avant d’en arriver là.

Ce qu’il faut retenir de cette expérience, c’est qu’une parfaite coordination et communication entre deux personnes demande du temps, de la confiance, et de parfaits systèmes.

Le rôle d’une assistante est clair : son succès est basé sur votre succès. En d’autres termes, son rôle est de faire le maximum pour que vous réussissiez.

Et comme le dit Bill Gates :

Les meilleurs dirigeants sont ceux qui savent déléguer.